Was ist ein Warenwirtschaftssystem? (Definition)
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Begriffserläuterung: Warenwirtschaftssysteme steuern die Warenflüsse in einem Unternehmen. Sie sorgen für reibungslose Geschäftsprozesse über alle Abteilungen hinweg – von der Beschaffung über die Lagerlogistik, Disposition und Endprodukt-Herstellung bis hin zum Verkauf inklusive Fakturierung und Rechnungsstellung.
Das elektronische Warenwirtschaftssystem
Moderne Warenwirtschaftssysteme eines Unternehmens oder Netzwerk-Verbundes sind komplexe IT-Anwendungen. Sie bestehen aus einer Reihe an Komponenten, u.a.:
- Modul für die Lagerverwaltung zur Kontrolle von Lagerlogistik und Bestandsführung
- Modul für Bedarfsermittlung und Bestellung durch den Einkauf
- In Handels- oder Gastronomie-/Systemgastronomie-Unternehmen: Kassensystemam POS bestehend aus Registrierkasse, Erfassungseinheit (Tastatur oder Scanner) und Abrechnungseinheit – z.B. zum Bondruck oder zur Lieferscheinerstellung (Belegverkehr)
- In Dienstleistungsunternehmen: Verbindung zu Fakturierung, Lieferschein- und Rechnungsstellung, Mahnwesen etc.
Warenwirtschaftssysteme und ihre Bedeutung im Franchising
In Franchise-Netzwerken erleichtern Warenwirtschaftssysteme den zentralen Einkauf. Die Abkürzungen für Warenwirtschaftssystem lauten WaWi oder WWS.
Ein Großteil aller Franchise-Unternehmen unterhält ein eigenes Warenwirtschaftssystem. Es koordiniert die Warenströme nicht nur zwischen den Lieferanten und der Systemzentrale, sondern auch zwischen der Zentrale und den Franchisenehmern und deren Endkunden. Somit steuert es sämtliche Warenbewegungen vom Einkauf bis hin zum Vertrieb.
Die Digitalisierung macht moderne Warenwirtschaftssysteme erst möglich. Unerlässlich werden sie durch die veränderten Haltungen heutiger Kunden, die z.B. schnelle und zuverlässige Belieferung oder ständig verfügbare Waren in gleichbleibend guter Qualität erwarten. Insbesondere sind Online-Shops ohne Warenwirtschaftssystem kaum denkbar.
Das elektronische Warenwirtschaftssystem sorgt für automatische Lieferanten-Bestellungen, verbucht die Wareneingänge selbsttätig, kontrolliert die Lieferanten-Rechnungen, optimiert die Bewegungen im Lager und registriert die Verkaufsvorgänge. Es unterstützt oder automatisiert die Erstellung von Angeboten und die Versandabwicklung. Das Ziel heißt Prozess- und Kostenoptimierung.
Im Idealfall hilft das Warenwirtschaftssystem auch, die Kundenbeziehungen zu pflegen (siehe CRM), indem es z.B. einen Kundenbedarf vorausberechnet („regelmäßiger Kunde – hat länger nicht gekauft“) oder Benachrichtigungen an den Kunden veranlasst („am Montag trifft die neue Kollektion ein“).